A importância de se planejar algo é sempre ressaltada dentro das organizações, porém, a capacidade de transformar objetivos em atividades diárias é um ponto fundamental para que planejamentos bem realizados não morram na praia. A responsabilidade de traduzir todo um estudo teórico em ações práticas é do Plano de Ação.
O que é um Plano de Ação?
Longe de ser apenas um To Do List, o Plano de Ação é uma ferramenta de gestão que permite o acompanhamento e o avanço de uma série de atividades. Por meio dele é possível verificarmos qual o status de uma atividade, quem é o responsável por ela, qual sua posição de acordo com o cronograma, quanto custa esta atividade etc. Este acompanhamento facilita a gestão do processo de execução de uma determinada ação, permitindo que se tome medidas como alteração de prazos para conclusão, input de novos recursos, troca de responsáveis, etc. Mais importante, o Plano de Ação é voltado à ações fora da rotina diária, aquelas que pertencem ao Planejamento Estratégico e aos projetos, assim ele separa o que é parte de um planejamento maior e mais profundo do que é rotina ou urgência.
Para que seja possível a montagem de um Plano de Ação eficaz é necessário que tenhamos informações claras tanto para o gestor do processo quanto o responsável pela execução. A metodologia 5W2H nos auxilia neste processo sendo um guia de perguntas a serem respondidas durante a montagem do quadro.
- What – O que será feito?
- Why – Por que será feito?
- Where – Onde será feito?
- When – Quando será feito? Qual o cronograma de execução?
- Who – Por quem será feito?
- How – Como será feito?
- How Much – Quanto custará fazer?
Quando pode ser utilizado?
Um Plano de Ação pode e deve ser utilizado diariamente, para descrever as inúmeras atividades que precisam ser realizadas para que uma meta, um objetivo seja alcançado. Porém, o melhor momento para desenvolvê-lo é após a revisão do Plano Estratégico da organização.
Uma vez definidas e ajustadas as metas estratégicas daquele período é preciso pensar como estas metas serão alcançadas. O que deve ser feito, o que tem prioridade, quem deve fazê-lo e por fim quem irá monitorar e cobrar a execução da tarefa.
Esta última parte é de suma importância dado que o Plano de Ações está, neste caso, atrelado ao Plano Estratégico, não fazendo parte das atividades rotineiras de uma área ou colaborador. Desta forma, é fácil colocarmos o documento na gaveta. Daí a importância de monitorar o andamento das atividades e cobrar seu cumprimento dentro dos prazos estabelecidos. O material ainda deve ser exibido, estar à mostra, para que não se esqueça do que deve ser cumprido e para que todos possam ter a informação à mão.
Quando bem executado, o Plano de Ação transforma um objetivo ideal em um conjunto de ações práticas que, quando concluídas, tornarão realidade a visão idealizada durante a fase de planejamento.
Além da aplicação em conjunto com o Planejamento Estratégico, o Plano de Ação pode ser utilizado na execução de projetos. Neste caso, o detalhamento das atividades se torna de suma importância devido à complexidade de alguns projetos.
Planos de Ação e a Gestão da qualidade
Na prática um Plano de Ação monitora e controla atividades que não são rotineiras, mas ao acompanhar o processo de desenvolvimento de uma atividade, permite que se aprenda com ele, possibilitando um ambiente de melhoria contínua. Assim, a ferramenta contribui com documentação histórica e facilita a identificação de processos.
Como construir um Plano de Ação
A maioria dos Planos de Ação pode ser desenhada em uma planilha, trazendo em cada uma das colunas as perguntas do 5W2H e em suas linhas as respostas. Existe, porém, uma série de ferramentas que podem facilitar ainda mais o processo de montagem de um Plano de Ações, o que não podemos perder de vista neste processo é que esta construção é feita pelo executor em conjunto com o gestor.
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